Coneixeu aquest conte Zen?

Aquesta història em ve sovint a la ment quan estic parlant amb algú i em comenta que vol millorar el lliurament i gestió dels seus projectes.

Els contes Zen solen ser històries curtes que serveixen per a il·lustrar alguns ensenyaments filosòfics sobre la vida.

En aquest cas el cavall de la història simbolitza els nostres hàbits i el que els empeny. El conte explica la forma en què normalment anem per la vida: a la mercè dels hàbits adquirits, els quals normalment no són establerts per accions intencionades i conscienciades, si no pel context en què ens movem i la seva inèrcia, el nostre “pilot automàtic”.

El que ve a explicar-nos el conte és que aquest cavall metafòric, ens porta d’un costat per a un altre, amb presses i sense tenir idea moltes vegades del motiu. És més, per molt que correm, no ens porta on volíem anar. El conte en si intenta fer reflexionar sobre aprendre a agafar les regnes i no deixar-nos portar per aquesta energia dels hàbits adquirits.

Ara bé, us havia comentat que el conte em ve al cap amb freqüència quan a Tuataramente parlem amb organitzacions i algú em pregunta: com puc millorar la gestió dels meus projectes?

Per a respondre a aquesta qüestió us parlaré de les possibilitats que ofereix la gestió de projectes amb Kanban. Però abans que qualsevol cosa, m’agradaria resumir que el benefici fonamental que pot oferir aquesta gestió està en la reflexió.

Encara que existeixen moltes alternatives vàlides en la gestió de projectes, el que falta en moltes d’elles és precisament una mica com el que ens dóna aquest conte Zen. Alguna cosa que ens permeti reflexionar, no deixar-nos portar constantment pels nostres hàbits actuals i que permeti trencar el cicle del genet en el cavall desbocat.

Quan gestionem projectes solem enfrontar-nos a canvis freqüents en les expectatives dels nostres clients. Necessitem que els equips i les persones col·laborin proactivament, enfocats en aquestes necessitats del client. Necessitem que tothom aporti valor a nivell del projecte, no sols preocupant-se d’una petita part del seu desenvolupament.

I, el més important, necessitem poder dur a terme tot això d’una manera sostenible, per a poder continuar realitzant projectes mentre el nostre propòsit com a organització continuï sent vàlid.

Ara sí, veurem les possibilitats que ens ofereix Kanban.

Kanban és un mètode de gestió basat en els principis de Lean. Com a tal, està orientat al lliurament de valor i la satisfacció de les necessitats i expectatives del client. Els clients són els que sol·liciten productes i/o serveis. I un projecte és una manera d’organitzar el desenvolupament complet o d’una part de les sol·licituds dels clients.

Els equips involucrats en un projecte utilitzen taulers de visualització per a gestionar el treball que els correspongui d’aquest projecte. La xarxa de taulers de diferents equips a través dels que flueix el treball del projecte és el fonament del sistema de lliurament de valor (a Kanban es coneix com a xarxa de serveis).

Els taulers ajuden amb un dels principis de la gestió de projectes amb Kanban, que és la visualització. No podem gestionar el que no podem veure. I una de les primeres reflexions que ens aporta aquest mètode és que el treball necessita ser gestionat. Al visualitzar tot el que necessitem dur a terme podem concentrar-nos en gestionar el treball i no a les persones.

Però només amb visualitzar no és suficient, per això una altra de les principals eines que atorga Kanban és la creació d’un flux de valor continu. I com ho aconsegueix? Doncs amb una barreja de transparència i focus.

Transparència a través d’explicitar les regles i maneres de dur a terme el treball a cada estat del projecte, en deixar clar i visible per als col·laboradors què, quan i com fem. I focus estructurant tot el sistema de treball per a dedicar-nos a lliurar i finalitzar, en lloc de començar i obrir.

Aquestes “regles del joc” permeten generar menys interrupcions, eliminar “soroll” del nostre dia a dia, ja que tenim clar i explícit el que cal fer i com. I, d’aquesta manera, dedicar el temps de coordinació i de compartir informació a assumptes de qualitat i necessitat.

Però com assegurem el compartir la informació necessària, parlar dels impediments, revisar les decisions que hem pres i revisar si el nostre sistema de treball està funcionant com necessitem? Doncs amb el principi més directament relacionat amb aquesta reflexió de la qual us parlava al principi, retroalimentació constant.

Implementant cicles curts i constants de compartir informació concreta sobre les prioritats, els impediments per al lliurament, els canvis de context i les necessitats d’adaptació dels sistemes de treball. Espais àgils de reflexió, que no reunions, per a mantenir aquest flux de lliurament de valor sa i sostenible.