¿Conoce este cuento Zen?

Esta historia me viene a menudo a la mente cuando estoy hablando con alguien y me comenta que quiere mejorar la entrega y gestión de sus proyectos .

Los cuentos Zen suelen ser historias cortas que sirven para ilustrar algunas enseñanzas filosóficas sobre la vida.

En este caso el caballo de la historia simboliza nuestros hábitos y lo que les empuja. El cuento explica la forma en que normalmente vamos por la vida: a merced de los hábitos adquiridos, los cuales normalmente no son establecidos por acciones intencionadas y concienciadas, sino por el contexto en el que nos movemos y su inercia , nuestro “piloto automático ”.

Lo que viene a contarnos el cuento es que este caballo metafórico, nos lleva de un lado para otro, con prisas y sin tener idea muchas veces del motivo . Es más, por mucho que corremos, no nos lleva a donde queríamos ir . El cuento en sí intenta hacer reflexionar sobre aprender a tomar las riendas y no dejarnos llevar por esta energía de los hábitos adquiridos.

Ahora bien, le había comentado que el cuento me viene a la cabeza con frecuencia cuando en Tuataramente hablamos con organizaciones y alguien me pregunta: ¿cómo puedo mejorar la gestión de mis proyectos?

Para responder a esta cuestión os hablaré de las posibilidades que ofrece la gestión de proyectos con Kanban . Pero antes que cualquier cosa, me gustaría resumir que el beneficio fundamental que puede ofrecer esta gestión está en la reflexión .

Aunque existen muchas alternativas válidas en la gestión de proyectos, lo que falta en muchas de ellas es precisamente algo como lo que nos da este cuento Zen. Algo que nos permita reflexionar, no dejarnos llevar constantemente por nuestros hábitos actuales y que permita romper el ciclo del jinete en el caballo desbocado.

Al gestionar proyectos solemos enfrentarnos a cambios frecuentes en las expectativas de nuestros clientes. Necesitamos que los equipos y las personas colaboren proactivamente , enfocados en estas necesidades del cliente. Necesitamos que todo el mundo aporte valor a nivel del proyecto , no sólo preocupándose de una pequeña parte de su desarrollo.

Y, lo más importante, necesitamos poder llevar a cabo todo esto de una manera sostenible , para poder continuar realizando proyectos mientras nuestro propósito como organización siga siendo válido .

Ahora sí, veremos las posibilidades que nos ofrece Kanban .

Kanban es un método de gestión basado en los principios de Lean. Como tal, está orientada a la entrega de valor y la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente . Los clientes son quienes solicitan productos y/o servicios. Y un proyecto es una forma de organizar el desarrollo completo o de una parte de las solicitudes de los clientes.

Los equipos involucrados en un proyecto utilizan tableros de visualización para gestionar el trabajo que les corresponda de ese proyecto. La red de tableros de diferentes equipos a través de los que fluye el trabajo del proyecto es el fundamento del sistema de entrega de valor (en Kanban se conoce como red de servicios ).

Los tableros ayudan con uno de los principios de la gestión de proyectos con Kanban, que es la visualización . No podemos gestionar lo que no podemos ver . Y una de las primeras reflexiones que nos aporta este método es que el trabajo necesita ser gestionado . Al visualizar todo lo que necesitamos llevar a cabo podemos concentrarnos en gestionar el trabajo y no a las personas .

Pero sólo con visualizar no es suficiente, por eso otra de las principales herramientas que otorga Kanban es la creación de un flujo de valor continuo . ¿Y cómo lo consigue? Pues con una mezcla de transparencia y foco .

Transparencia a través de explicitar las reglas y formas de llevar a cabo el trabajo en cada estado del proyecto, al dejar claro y visible para los colaboradores qué, cuándo y cómo hacemos. Y foco estructurando todo el sistema de trabajo para dedicarnos a entregar y finalizar, en lugar de empezar y abrir.

Estas «reglas del juego» permiten generar menos interrupciones , eliminar «ruido» de nuestro día a día, ya que tenemos claro y explícito lo que hay que hacer y cómo. Y, de este modo, dedicar el tiempo de coordinación y compartir información a asuntos de calidad y necesidad .

Pero ¿cómo aseguramos el compartir la información necesaria , hablar de los impedimentos , revisar las decisiones que hemos tomado y revisar si nuestro sistema de trabajo está funcionando como necesitamos? Pues con el principio más directamente relacionado con esta reflexión de la que os hablaba al principio, retroalimentación constante .

Implementando ciclos cortos y constantes de compartir información concreta sobre las prioridades , los impedimentos para la entrega , los cambios de contexto y las necesidades de adaptación de los sistemas de trabajo. Espacios ágiles de reflexión , que no reuniones, para mantener este flujo de entrega de valor sano y sostenible.