MÉTRICAS CLAVE

Ingresos prepandemia / actuales

Analizar y comparar los ingresos de la organización en diferentes períodos de tiempo es clave para obtener información de la evolución y el estado de la organización. La métrica “ingresos prepandemia/actuales” sirve para obtener estos datos. Mediante este indicador, podemos ver cuál ha sido el impacto de la crisis sanitaria en la actividad y cómo ha repercutido en el volumen de facturación (aumentado, reducido o mantenido).

El barómetro cooperativo 2020 afirma que el 75% de las cooperativas han disminuido su facturación a causa de la pandemia. Una reducción de ingresos repercute directamente en la organización afectando a diferentes áreas de trabajo como por ejemplo, en la producción, ya que habrá materias primas y recursos de personal destinados a la producción de un bien o servicio que finalmente no se llevará a cabo, también afecta a la estructura de costes porque deben cubrirse unos gastos fijos que no dependen de los ingresos, entre otros. Utilizando este indicador, las organizaciones pueden detectar los cambios de volumen de facturación con antelación, por lo que tendrán la posibilidad de preparar un plan de acción para poder trabajarlo y tomar medidas en todos los ámbitos de afectación, garantizando así la sostenibilidad del proyecto.

% presupuesto ejecutado

Una de las métricas más importantes que podemos analizar para ver cuál es el estado de la organización y qué impacto ha generado la Covid en la actividad es revisar y comparar el porcentaje del presupuesto que realmente se está ejecutando respecto a la planificación que se había hecho.

El presupuesto nos sirve para establecer objetivos, marcar prioridades y tomar decisiones. Sin embargo, si lo trabajamos de forma fija basándonos en los resultados del año anterior sin realizar revisiones periódicas, difícilmente será una herramienta útil. En cambio, si lo hacemos con un presupuesto variable, podremos medir y analizar cómo se está desarrollando la actividad ya partir de ahí detectar con mayor facilidad si existen puntos críticos y poder tomar decisiones.

Mediante el seguimiento presupuestario y las revisiones periódicas, podemos conocer el nivel de ingresos y llevar un control de los gastos, efectivo y gestión. Esta información nos permite analizar más en profundidad las consecuencias de la pandemia, obteniendo una visión integral de la compañía que nos dará paso a planificar y realizar cambios estratégicos si es necesario.

Un gran número de cooperativas y entidades de la economía social han tenido que detener parcial o totalmente su actividad. Esto significa que se ha producido una caída de ingresos que impacta en toda la organización. Cuando hacemos una planificación, contamos con unos recursos (materiales, económicos, de personal…) para el desarrollo de la actividad, si ésta se detiene, los ingresos también y, por tanto, los recursos que se habían previsto destinar en esta línea quedan bloqueados.

Uno de los gastos que más impactan en el presupuesto son los de personal. Pongamos el ejemplo de que una organización a principios de año planifica una estructura de personal para cubrir el 100% de su actividad. En el momento que se declara el estado de alarma, la actividad queda parada parcialmente y se reduce al 40%, por tanto, el 60% de gasto de personal que se había previsto a inicio de año no se podrá cubrir con los ingresos.

Ante esta situación, la organización tiene dos opciones:

• Recortar gastos de personal
• Reinventar la estrategia y redistribuir los recursos de personal

Como ya se ha visto en otras ocasiones, el cooperativismo y la economía social se muestra más resiliente ante situaciones de crisis. Por eso, desde este sector apostamos por la segunda opción que consiste en ver cuáles son los recursos de personal con los que cuenta la organización y de qué manera se pueden incluir para generar nuevo valor dentro de la empresa y mantener el empleabilidad.

Con este ejemplo, podemos ver que si no se hace un seguimiento presupuestario, los ingresos y los gastos quedan bloqueados durante todo el año y difícilmente podremos detectar qué problemáticas tiene la organización y qué cambios se deben hacer para garantizar la sostenibilidad y supervivencia de ésta.

SITUACIÓN FINANCIERA Y TENSIONES DE TESORERÍA

Siguiendo con las métricas clave nos encontramos con el control financiero . Se trata de una métrica que hay que trabajar de forma proactiva, en lugar de dejar que la realidad de nuestra tesorería nos ponga en situaciones poco deseadas como no poder pagar nuestras obligaciones con proveedores y sobre todo trabajadores.

El análisis financiero debe realizarse de forma paralela al análisis económico y presupuestario comentado en los últimos párrafos. La herramienta básica de control financiero son los planes de tesorería, semanales o mensuales, y la detección prematura de puntos de riesgo de falta de liquidez, que son aquellos puntos en los que la cantidad prevista de tesorería (en efectivo o en cuentas bancarias) se acerca peligrosamente a 0€ o incluso prevé una situación de liquidez negativa.

De forma reactiva las soluciones que podemos ofrecer son pocas: reducir los gastos previstos, reestructurar la organización (lo que probablemente afectará a las personas contratadas) y negociar una póliza de crédito con entidades financieras como Fiare o Coop57, presentando un plan de viabilidad y los ajustes necesarios.

En cambio de forma proactiva, llevando un control de tesorería constante a meses vista, podemos detectar aquellos puntos de tensión y negociar con proveedores o clientes plazos de pago/cobro, a la vez que también podemos negociar con entidades financieras pólizas de crédito con menor angustia.

CONCLUSIÓN Y POSIBLES SOLUCIONES

Ante esta situación es necesario plantearnos posibles vías para reconducir la situación económica de nuestras cooperativas y entidades a una situación con más herramientas para garantizar la sostenibilidad de nuestros proyectos. En este artículo expondremos dos de estas herramientas, la innovación socioeconómica (más enfocada en aprovechar las oportunidades externas) y la mejora de procesos internos a través de tecnología .

Estas herramientas tienen en común la necesidad de un cambio substancial en la cultura organizativa de nuestras entidades.

Innovación socioeconómica como respuesta

Una vez reconocidas las situaciones actuales en las que nos encontramos y las oportunidades que podemos perseguir es necesario crear proyectos creativos de intraemprendimiento y nuevas líneas de negocio, o bien de escala de las líneas actuales desde una perspectiva de innovación social. A través de las siguientes etapas: conocimiento del problema (diagnóstico e investigación), ideación (mentalidad abierta, pensamiento lateral) y prototipado iterativo (experimentación, cocreación de la solución y testaje).

Mejora de procesos y tecnología

Por último hay que mirar en el interior de nuestras entidades y cooperativas y respondernos a la siguiente pregunta: “Podríamos gestionar mejor nuestro día a día para dedicar más tiempo a trabajos de alto valor añadido y menos a procesos repetitivos (pero necesarios )?”.

Existen diferentes alternativas para mejorar nuestros procesos internos, desde la intercooperación para externalizar algunos de estos procesos a entidades especializadas, como pueden ser centros especiales de trabajo, hasta la digitalización de los procesos internos, pasando por cambios en el modelo organizativo y de gestión.

¿Y qué procesos internos podemos mejorar?

A continuación le proponemos que se hagan las siguientes preguntas para detectar puntos de mejora en sus procesos:

• Comunicación interna .
  ¿Tenemos herramientas de comunicación interna segmentada por cada tarea, proyecto u oportunidad? ¿Utilizamos canales de comunicación específicos o seguimos con el gestor de correo electrónico generalista? ¿Dedicamos mucho tiempo a buscar información relevante perdida en cadenas de correos infinitas?
• Comunicación externa y CRM.
  ¿Tenemos todos nuestros contactos en un mismo espacio? ¿Utilizamos técnicas de segmentación? ¿Tenemos organizadas las diferentes oportunidades comerciales y todas las personas comerciales tienen un control en tiempo real de su evolución?
• Proceso de presupuestario y de facturación.
  ¿Tenemos un proceso estandarizado para realizar propuestas a clientes? ¿Optimizamos el tiempo de propuestas o dedicamos demasiado tiempo a presupuestar?
• Organización de proyectos y rentabilidad.
  ¿Llevamos un control de qué proyectos ofrecen una mayor rentabilidad a nuestra entidad? ¿Podemos organizar las tareas y saber en cada momento en qué estado está cada tarea?

Como hemos comentado antes, existen proyectos para acompañar y mejorar los procesos internos de las entidades y facilitar así la toma de decisiones como por ejemplo Procesos.org, la línea de intercooperación entre Coopdevs y Facto Cooperativa, donde trabajamos por la mejora de estos procesos a través de la tecnología digital: facilitando la gestión administrativa, el control de proyectos, presupuesto y gestiones internas de las entidades.

Sea como fuere, tanto si hace el análisis de la situación económica de su entidad de forma interna como si le acompañan, no hay mejor manera para continuar con su proyecto que hacer una pausa y analizar el paisaje: donde estamos, qué nos ha llevado aquí, en qué contexto nos movemos, a dónde queremos ir y, si es necesario, rehacer la estrategia para poder llegar.

Si desea más información nos puede contactar a través de nuestro canal habitual info@facto.cat .